BLOG 27: ¿QUÉ ASPECTOS SE DEBEN CONSIDERAR EN UN PROCESO DE CAMBIOS EN LA ORGANIZACIÓN?

Introducción

En el presente blog nos vamos a referir todos aquellos aspectos que se requieren cumplir al liderar un proceso de cambios en la organización. Cabe destacar que lo manifestado en este blog es parte de la vivencia personal del suscrito en su condición de Consultor de Organizaciones y responsable ante su empresa de consultoría Vargas Strategic Management, de diversos proyectos de reorganización, reestructuración, racionalización y mejoras por cambios en las estructuras organizativas de las empresas e instituciones públicas y privadas.

Análisis y Respuesta

En el caso específico de una institución de orientación previsional, que fue la última que tuve la oportunidad de asistir técnicamente en el proceso de cambios. El líder lo constituyó mi gerente administrativo quién gozaba de todas las facultades requeridas por un líder, es decir: conocimiento del negocio, don de mando, poder de decisión y autoridad para lograr los cometidos del proceso de cambios. De otro lado, conformó un equipo de proyecto de mejoras a cargo del suscrito, dando los lineamientos y recursos necesarios para emprender un proceso de cambios a partir de la enunciación de objetivos y estrategias así como revisiones periódicas a través de las reuniones mensuales, a fin de establecer la situación actual del proyecto de cambios.

Los recursos asignados al Equipo del Proyecto de Mejora fueron, principalmente, los recursos humanos seleccionados por empresas especializadas en el reclutamiento y selección de personal. En mi condición de responsable del Equipo de Proyecto de Mejora, participé en los procesos de entrevista de conocimientos y experiencias de cada postulante, en tanto que el Jefe del Equipo de Recursos Humanos participó en las entrevistas pre-finales y con su informe de la terna de candidatos que habían logrado cierto puntaje de acuerdo a la metodología dada a conocer por la empresa de reclutamiento y selección, se sometía a consideración del Gerente Administrativo quién tomaba la decisión técnica, por cuanto la decisión final estaba en los niveles de Dirección y Conducción, respectivamente.

El Equipo Técnico conformado a instancias de una selección externa, se reunía con el líder del Equipo y el Gerente Administrativo a fin de conocer sus lineamientos y objetivos del Plan Estratégico y Plan Operativo Anual. Entre otros recursos asignados al Equipo del Proyecto de Mejora fue una oficina acondicionada de acuerdo a las instrucciones del líder del Equipo, en el 4to.piso del local institucional con instalaciones modernas, tipo cubículos dotado de una PC conectada por intranet e internet para cada integrante del Equipo; además se dotaba del confort requerido para el personal profesional tales como un ambiente de reuniones denominada la “sala de la calidad” la que estaba implementada con una mesa tipo directorio y 8 sillas, un proyector multimedia con su respectivo ecran y una lap top, así como una pizarra acrílica y una pequeña cafetería para uso de los participantes en las reuniones de trabajo. Asimismo, se asignó una partida presupuestal para la capacitación externa en universidades e instituciones especializadas en temas como Gestión por Procesos, Gestión en Sistemas de Calidad, Gestión de Riesgos, entre otros temas vinculados con el proyecto de cambios.

De una manera sutil, el suscrito, fue introduciendo y sustentando ante los órganos de decisión respecto al PODER de la Administración, es decir, a la Gerencia Administrativa, la Gerencia General, el Directorio y el Consejo de Vigilancia. Fue de importancia señalar ante dichas instancias que primero deberían de optar por un Plan Estratégico, Plan Operativo Anual y asignación de un Presupuesto (todo ello en el ámbito de la Planificación), luego de lo cual se procedería a la reestructuración o reorganización o racionalización o mejora de los proceso principales de la institución (Organización); con todos los elementos sustentatorios se elevaba a las instancias de decisión anteriormente señaladas (Dirección). Una vez obtenida la aprobación de la Alta Dirección, se procedía a la obtención de los recursos, así como a los trabajos de campo para analizar, diseñar e implementar los cambios aprobados (Ejecución); finalmente, de acuerdo a los períodos pre-establecidos en los planes o programas de trabajo, se procedía a la determinación de la situación actual o diagnóstico, a través de los informes de las áreas respectivas, llámese, Área de Planeamiento y Presupuesto, Área de Procesos y Calidad; Área de Auditoria Interna y Área de Riesgos, pudiendo la Alta Dirección y Gerencias (General y Administrativa) cruzar dichos resultados con aquellos obtenidos de las revisiones efectuadas por la Superintendencia de AFP, Banca y Seguros, así como de las Empresas de Auditorías Externas o de la Calidad contratadas a instancias de esta institución del estado (Revisión).

Resumen y Conclusiones

Todo proceso de cambios de una organización cualquiera sea su naturaleza legal, pública o privada y tamaño, se debe aplicar el PODER de la Administración para asegurar su sostenimiento en el largo plazo.

Las entidades privadas a las que he asistido técnica y profesionalmente, de una u otra manera han aplicado el PODER de la Administración, independientemente de su manejo y resultados obtenidos a través de los años se han mantenido en un franco crecimiento; sin embargo, es necesario auscultar más a fondo el tema de la gestión, por cuanto el PODER solamente está dado en la Administración General, es decir, sin tener una mayor profundidad en dichas actividades ejecutivas. Para ello se requiere ventilar las estrategias básicas que son el soporte del PODER, es decir, la Visión, la Misión y principalmente los Valores. Sin este soporte en cualquier momento se tambalea la organización y el escalamiento logrado a través de los años pudiera traer a bajo todos los logros obtenidos en su operatividad. Me estoy refiriendo, al manejo de los recursos los que corresponden al ámbito de la gestión dentro del principio correcto de la Ejecución. Dentro de este contexto se requiere que toda organización incorpore en sus normas internas disposiciones anticorrupción sobre la base de la Certificación ISO.37001, Gestión Antisoborno, asi como la transparencia en sus comunicaciones y páginas web conforme lo disponen las entidades de supervisión y control del estado.

¡No olvides: tú tienes el PODER para lograr grandes cosas!